Organisaatio

Hanketta varten muodostetaan organisaatio, jossa henkilöt ovat mukana sovitun ajan. Organisaatiossa määritellään hankkeen avaintoimijat ja näiden roolit, tehtävät ja vastuut.

Hankkeen avaintoimijoita ja toimielimiä ovat

• asettaja
• ohjausryhmä
• hankepäällikkö
• hankeryhmä.

Hankeorganisaatiossa kuvataan hankkeen päätöksenteon käytännöt ja kunkin toimijan tai toimielimen rooli ja valtuudet päätöksenteossa.

Hankeorganisaation osalta sovitaan ensinnäkin siitä, missä ja miten hanketta hallinnoidaan ja kenellä on valta tehdä hanketta koskevia päätöksiä. Toinen sovittava asia on se, kuka vastaa hankkeen toteutuksesta ja mitkä ovat eri henkilöiden ja/tai kumppaneiden vastuualueet.

Hanke sijoittuu yleensä organisaatiossa hallinnollisesti linjaorganisaation ulkopuolelle kylkiäiseksi tai sisälle osasto- ja yksikkörajojen poikki ulottuvaksi toiminnoksi. On hyvä selkiyttää, mitä hanke odottaa muulta organisaatiolta ja sen työntekijöiltä johtonsa alaisuudessa. Samoin kannattaa selkiyttää, mitä odotuksia perustoiminnoista kohdistuu hankkeeseen.

Asettaja

Hankkeen asettaja tekee päätöksiä hankkeen perustamisesta ja lopettamisesta, eli kantaa kokonaisvastuun hankkeesta. Asettajan tulisi kehittää hankkeelle aito tarkoitus kiinnittämällä huomiota hankkeen kannalta olennaisiin asioihin. Asettajalla on kokonaisvastuu hankkeen onnistumisesta mukaan lukien tulosten hyödyntäminen.

Jos hanke perustetaan toimivan organisaation päätöksin sen sisällä ja sen omin voimavaroin toteutettavaksi, niin hankkeen perustamispäätös ei poikkea muista organisaation operatiivisista päätöksistä. Useimmiten hankkeet kuitenkin ylittävät organisaatioiden rajoja, ne saavat resursseja ulkopuolelta tai edunsaajat ovat ulkopuolisia. Silloin hankkeen perustamiseen tarvitaan usean toimijan yhteispäätös tai sopimus, ja tällöin hankkeen on vaikea määritellä yhtä asettajaa.

Kaikilla hankkeilla ei ole erityistä asettajaa, vaan hanke voi olla tilattu. Tämä tarkoittaa sitä, että hankkeella on ulkopuolinen toimeksiantaja, jonka tilauksesta tai velvoituksesta hanke on perustettu. Tällaisia hankkeita ovat esimerkiksi erilaiset tuotteiden toimitushankkeet.

Ohjausryhmä

Ohjausryhmä on väliaikainen, hankkeen edistymistä tarkkaileva ryhmä, joka toimii hankepäällikön ja -ryhmän yläpuolella. Se opastaa, johtaa ja valvoo hankkeen työtä ja tarkastaa tulokset. Hankkeelle voidaan perustaa myös pienempi työryhmä, joka kokoontuu tarvittaessa. Työryhmän toiminta on vapaamuotoista.

Tärkeintä sekä ohjausryhmä- että työryhmätyöskentelyssä on, ettei hankkeen toteutusta sälytetä vain yhdelle henkilölle, vaan hankkeen vetäjä/vetäjät saavat tukea ja apua ohjausryhmältä. Hyvä ohjausryhmä ymmärtää olevansa edistämässä hankkeen tarkoituksen ja tavoitteiden toteutumista eikä niinkään oman taustaorganisaationsa asialla sen etuja ajamassa.

Ohjausryhmä kannattaa koota ottaen huomioon hankkeen tarkoitus ja toiminnan luonne.
Rahoituspäätöksen saaja kutsuu ohjausryhmän koolle. Ohjausryhmän jäseneksi kutsutaan hanketta toteuttavien tahojen ja varsinkin EU-hankkeissa myös rahoittajan edustajat. Lisäksi ryhmään voidaan kutsua jäseneksi henkilöitä, joiden tiedoilla ja taidoilla on hankkeen toteuttamisen kannalta jotakin lisäarvoa. Ohjausryhmästä ei kannata tehdä kovin isoa.

Ohjausryhmätyöskentely ja kokousten pöytäkirjat tai muistiot dokumentoivat hankkeen toteutusta ja työskentelyä.

Ohjausryhmän tehtävänä on

• valvoa hankkeen edistymistä
• seurata hankkeen taloutta
• arvioida hankkeen tuloksia
• hoitaa koordinaatiota ja tiedonkulkua tärkeimpien sidosryhmien ja hankkeiden välillä
• tukea hankepäällikköä suunnittelussa ja hankkeen strategisessa johtamisessa
• hyväksyä hankesuunnitelma ja siihen tulevat muutokset.

Vaikka ohjausryhmän rooli hankkeen toteuttamisessa on keskeinen, on kuitenkin huomattava, ettei se ole virallinen päätöksentekoelin eikä ohjausryhmä kanna juridista vastuuta hankkeesta. Tämä vastuu kuuluu sille organisaatiolle, jolle rahoitus on hanketta koskevissa viranomaispäätöksissä myönnetty. Ohjausryhmän päätökset ja kannanotot eivät suoraan sido hankkeen vastuullista toteuttajaa tai rahoituspäätöksen tehnyttä viranomaista.

Hankepäällikkö

Hankkeella tulee olla aina selkeä vetäjä. Hankepäällikön tehtävä on hankkeen vastuullinen johtaminen. Hän vastaa erityisesti sisällöstä ja aikataulusta. Hankkeen johtamisesta tulee hankkeen hallintaa, jos hän on vastuussa myös henkilöstöstä ja taloudesta.  Suuremmissa hankkeissa hankepäällikön avuksi palkataan hankesihteeri.

Hankepäällikkö on vastuussa hankkeen

• aikataulusta
• sisällöstä
• henkilöstöstä
• rahoituksesta
• budjetista.

Hankepäällikön tehtävä eroaa jatkuvan toiminnan johtamisesta siinä, että hankkeen johtaja joutuu käynnistämään hankkeen joko kokonaisuudessaan täysin tyhjästä tai mahdollisesti olemassa olevien suunnitelmien pohjalta, hänen on toteutettava hankkeen tehtävä ja hankkeen loppuessa purettava organisaatio.

Hyvän hankepäällikön piirteitä:

1. Hallitsee hankkeen kokonaisuuden. Suuressa hankkeessa projektipäällikkö ei saa kiinnostua liiaksi yksityiskohdista, koska hänen tehtävänään on huolehtia suurista linjoista ja osien yhteensovittamisesta.
2. Kantaa vastuun siitä, että rajattu, mutta paljon dynaamista aktiivisuutta edellyttävä hanketavoite saavutetaan.
3. Hankepäällikkö on jatkuvasti tietynlaisessa ”julkisuudessa”, hänen toimintaansa seurataan. Hän ei voi piiloutua tehtävänsä taakse samalla tavalla kuin asiantuntija. Siksi hankepäällikön rooli sisältää myös henkilökohtaisia riskejä.
4. Hankepäällikkö on yhteistyön käynnistäjä. Erityisesti hänen on pystyttävä ylittämään erilaisia organisatorisia rajoja ja samalla muutettava vanhoja työkäytäntöjä.
5. Hankepäällikkö on paljon tekemisissä uusien asioiden ja ongelmien ratkaisemisen kanssa. Tehtävä vaatii käsitteellistä ajattelukykyä ja taitoa mallintaa abstrakteja asioita.

Hankeryhmä

Jos kyseessä on suuri hanke, perustetaan sille hankeryhmä, joka toimeenpanee ohjausryhmän tekemät päätökset. Hankeryhmässä ovat mukana hankkeen toimeenpanon kannalta tärkeät ihmiset.

Laajoissa hankkeissa toimeenpanoryhmä koostuu eri organisaatioiden edustajista. Lisäksi hankkeessa voidaan perustaa työryhmiä. Niiden tarkoitus on saada suurempi joukko henkilöitä kokeilemaan ja työstämään ehdotuksia.

Monet hankkeet toteutetaan tiimityömuotoisesti. Onnistuessaan tiimityötapa tuo hankkeelle selvästi lisäarvoa, epäonnistuessaan se kuluttaa turhaan hankkeen voimavaroja. Tiimityön hyödyntäminen ja hankkeen sujuva toteuttaminen edellyttää hankepäälliköltä ja hankeryhmältä hyvien tiimityötaitojen hallintaa. Lyhyttä ja pientä hanketta ei kannata lähteä toteuttamaan tiimityöperiaatteella, vaan työryhmämalli on silloin varmempi, toimivampi ja taloudellisempi.