Työsuunnittelun pohjaksi on jokaiseen hankkeeseen luotava seuranta- ja arviointijärjestelmä, jonka avulla voidaan arvioida hankkeen etenemistä ja tavoitteiden saavuttamista sekä niiden kestävyyttä. Seurannan ja etenkin arvioinnin pitäisi olla osallistuvaa, jotta kohderyhmältä ja muilta sidosryhmiltä saadaan kattavasti ja avoimesti palautetta. Seurantaa ja arviointia suunniteltaessa sovitaan muun muassa siitä, miltä aloilta ja miten tietoja kerätään ja kuka saadut tiedot arvioi.

Seurannan käytännön työkaluksi tarvitaan raportointia. Hankkeen etenemisestä tulee raportoida sekä rahoittajalle (jokaisella rahoittajalla on yleensä systemaattinen raportointivaatimus) että hankkeen ulkoisille ja sisäisille kumppaneille.

Jokaiseen hankkeeseen kannattaakin luoda hankekohtainen raportointi- ja tiedotusjärjestelmä, joka varmistaa sen, että kokemuksista todella opitaan ja että hyvät ja myös varoittavat kokemukset saadaan jaetuksi kiinnostuneille tahoille. Menettelytapojen pitäisi olla mahdollisimman kevyitä ja epäbyrokraattisia, mutta antaa samalla luotettavaa tietoa hankkeen etenemisestä ja vaikuttavuudesta.

Hankkeen seurannassa on hyvä käyttää mittareita, joilla tarkastellaan saavutettuja tuloksia. Tässä kolme näkökulmaa, joilla voi tarkastella hankkeen onnistumista:

1. taloudellisuus = hankkeen tulokset suhteessa kustannuksiin
2. tuottavuus = tuotokset suhteessa tuotantotekijöihin. Tavallisin tuottavuusmääre on työn tuottavuus esim. suoritteet/henkilötyöaika
3. vaikuttavuus = aikaansaadut vaikutukset verrattuna asetettuihin tavoitteisiin.Vaikuttavuuden tarkastelu saattaa toisinaan olla kuitenkin vaikeaa, sillä tavoitteet saattavat olla täsmentymättömiä tai kiistanalaisia. Tällöin voidaan vaikutuksia tarkastella myös suhteessa kansalaisten tarpeisiin.

Sopimukset

Usein hankkeessa on asioita, joista pitää sopia eri osapuolien kanssa (työsuhteet, materiaalien toimitusajat, ostopalvelut yms.). Kaikista suurimmista ja vähänkin epäselvistä asioita kannattaa laatia kirjallinen sopimus, jota säilytetään muiden hankkeen dokumenttien kanssa. Näin estetään myöhemmät tulkintaepäselvyydet ja pystytään varautumaan yllättäviin muutoksiin.

Sopimusta tehtäessä kanattaa muistaa, että se sitoo kumpaakin osapuolta ja sen rikkomisesta seuraa yleensä sanktio. Tämän vuoksi sopimuksessa kannattaa määritellä myös sopimuksen purku- ja irtisanomisehdot.

Erilaisia sopimuksiin merkittäviä asioita ovat mm.:

• sopimuksen osapuolet
• sopimuksen tausta ja tarkoitus
• sopimuksen voimassaoloaika
• tehtävän sisältö ja aikataulu
• osapuolien velvollisuudet ja vastuut
• aineistojen luovuttaminen ja oikeudet niihin
• tulosten ja tuotosten omistusoikeus ja käyttöoikeudet
• kustannukset, maksuaikataulu ja rahoitus
• salassapito
• sopimusmuutokset
• sopimuksen päättäminen
• sovellettava laki
• allekirjoitukset ja päiväys

Arviointi

Arviointi on osa hankkeen sisäistä ja ulkoista ohjausta ja sitä tehdään koko hankkeen ajan. Arviointi on prosessi, jossa tehdään todistusaineistoon tukeutuen ja tiettyjä perusteluita käyttäen päätelmiä hankkeen arvoista. Prosessi merkitsee sitä, että arviointia tehdään koko hankkeen ajan eikä vain sen lopussa. Arviointia arvostetaan hankkeissa, mutta käytännössä se yleensä hoidetaan heikosti.

Itsearviointi tarkoittaa sitä, että arvioitavan toiminnan toteuttajat itse suorittavat arvioinnin. Hankkeessa tärkeää on oman toiminnan kehittäminen tarpeen mukaan. Useimmissa hankkeissa selvitään arvioinnista hyvin toteutetulla itsearvioinnilla. Sen hyviä puolia ovat mm. edullisuus, hyödynnettävyys ja välittömät oppimisvaikutukset.

Hyviä arvioinnin kriteerejä:

• vastaa käyttötarpeita (arvioinnin tarkoitus, tavoitteet ja tulosten käyttö on selvitetty)
• tarkoituksenmukaiset painotukset, arvioinnin kohteet priorisoidaan
• aineistojen pätevyys
• johtopäätösten luotettavuus
• tarkoituksenmukainen raportointi.

Rahoittajalle kohdistuva arviointi on vain pieni osa hankkeen johtamisessa ja toteutuksessa tarvittavasta raportoinnista ja tiedotustoiminnasta. Rahoittajan lisäksi tietoa voivat tarvita hankehenkilöstö, yhteistyökumppanit, hyödynsaajat ja kohderyhmät, alueen väestö jne. Kullakin näistä ryhmistä on omat tiedontarpeensa. Koska tarpeet ja soveltuvat menettelytavat vaihtelevat kohderyhmän ja asian mukaan, kannattaa hankkeen alussa laatia selkeä raportointi- ja tiedotussuunnitelma.

Hankkeen arviointisuunnitelmassa selkiytetään arvioinnin käyttötarkoitus, arvioinnista odotetut tulokset, resurssit ym. edellytykset sekä arvioinnin ohjauksen järjestäminen. Kun arvioinnin reunaehdot ovat selvillä, voidaan laatia varsinainen toteutussuunnitelma. Siinä käsitellään arvioinnin toteutusstrategia, arviointikohteet, tarvittavien aineistojen hankkiminen sekä tietojen analysointi ja johtopäätökset.